Frågan om vem som täcker upp för sakkunnig vid frånvaro ställs sällan förrän frånvaron redan är ett faktum. Då är det för sent att bygga upp den kunskap som hade behövts från början.

Varför frågan skjuts upp

I ett mindre bolag är resurserna knappa, och att avsätta tid för en person att lära sig en roll hen inte utövar dagligen känns svårt att motivera. Det finns alltid något mer akut att göra.

Problemet är att ställföreträdarskap inte går att bygga upp snabbt när behovet plötsligt uppstår. Kunskapen om ett kvalitetssystem, om varför beslut fattats som de gjort och om var de känsliga punkterna finns, byggs upp över tid genom att faktiskt vara nära arbetet. Den går inte att komprimera till en intensivkurs dagen efter att den ordinarie sakkunniga blivit sjukskriven.

Vad en ställföreträdare faktiskt behöver kunna

Ställföreträdaren behöver inte kunna göra allt sakkunnig gör, med samma djup, från dag ett. Vad som krävs är tillräcklig insyn för att hålla verksamheten löpande under en kortare period, och tillräcklig kunskap för att veta när något ligger utanför vad hen själv kan avgöra.

Det handlar om att känna till var dokumentationen finns, hur de vanligaste besluten brukar resoneras fram, och vilka kontakter som behöver tas vid en avvikelse. Det är en lägre ambitionsnivå än att fullt ut ersätta sakkunnig, men den räcker långt för att undvika att verksamheten går i stå.

Ett typfall

Ett distributionsbolag med två personer i kvalitetsfunktionen lät den ena, som normalt arbetade med annat, delta i en mindre del av det löpande arbetet varje månad. Det var inte mycket, någon timme här och där, för att följa med i vad som hände och varför.

När den ordinarie sakkunniga var borta två veckor för en planerad operation kunde den andra personen hålla verksamheten igång utan större friktion. Insynen räckte för att fatta de löpande besluten, och för att veta vilka frågor som behövde vänta till den ordinarie sakkunniga var tillbaka.

Kostnaden för de månatliga timmarna var försumbar. Vinsten syntes först den dag de faktiskt behövdes.

Så börjar ni utan att det kostar mycket

Välj en person, gärna någon som redan har viss inblick i verksamheten, och låt hen delta i en avgränsad del av det löpande arbetet regelbundet, inte som en engångsinsats utan som en stående rutin.

Dokumentera resonemangen bakom återkommande beslut, utöver besluten själva, så att den kunskapen inte enbart finns i huvudet på en person.

Testa upplägget i liten skala genom att låta ställföreträdaren ta över en avgränsad uppgift under en kortare planerad frånvaro, snarare än att första gången det prövas vara en akut sjukskrivning.

Varför en extern lösning ofta är enklare än den känns

Många mindre bolag antar att en ställföreträdare måste komma inifrån organisationen, eftersom rollen kräver så djup insyn. Det stämmer bara delvis. En extern part, som redan har generell kunskap om GDP och vana att sätta sig in i nya verksamheter snabbt, kan i praktiken bygga upp tillräcklig insyn på kortare tid än en intern person utan tidigare erfarenhet av rollen.

Lösningen behöver inte vara permanent eller kosta som en anställning. Många bolag löser frågan genom att ha en extern resurs som känner till verksamheten översiktligt och kan kliva in vid kortare frånvaro, utan att vara inblandad i det dagliga arbetet däremellan. Det är en försäkring snarare än en ständig kostnad, och den är ofta billigare än vad ledningsgrupper föreställer sig innan de faktiskt undersökt alternativet.

Nästa steg

Om ni idag inte har någon som skulle kunna hålla verksamheten igång även en kortare period utan er ordinarie sakkunniga, är det den enskilt viktigaste luckan att täppa till i hela kvalitetssystemet. Den kostar lite att åtgärda i förväg, och mycket att sakna när den väl behövs.

Sätt ett datum redan nu för när frågan ska vara löst. En vag avsikt att lösa den någon gång räcker inte. En lucka utan deadline har en tendens att förbli en lucka, år efter år, tills den plötsligt inte längre är teoretisk.